Der fortwährende technologische und gesellschaftliche Wandel erstreckt sich auch auf die Akteure der Versicherungswirtschaft – Einblicke in den „New Way of Working“ der AXA beim Kölner versicherungsrechtlichen Jour Fixe.

Nils Masnitza

Der versicherungsrechtliche Jour Fixe ist seit Jahren eine feste Institution, die das Institut für Versicherungsrecht in Kooperation mit dem Verein der Förderer des Instituts für Versicherungswissenschaften an der Universität zu Köln und den Rechtsanwälten Bach, Langheid & Dallmayr ausrichtet. Zweimal im Jahr wird dort zu aktuellen versicherungsrechtlichen Fragestellungen referiert und diskutiert. Am 16. Mai 2018 sprachen Dr. Alexander Vollert, Vorsitzender des Vorstands der AXA Konzern AG, sowie Thomas Junge, Chefsyndikus der AXA Konzern AG, über die Kernkonzepte des „New Way of Working“ der AXA und die rechtlichen An- und Herausforderungen, denen sich eine solch umfassende Umgestaltung zwangsläufig stellen muss.

Der "New Way of Working"

Die Gesellschaft unterliegt einem ständigen Wandel, der sich aufgrund technologischer Fortschritte noch weiter beschleunigt. Um in einer solchen, im Fluss befindlichen, Welt bestehen zu können müssen auch Versicherungsunternehmen nicht bloß offen für Veränderungen sein, sondern diese auch selbst vorantreiben. Die AXA Konzern AG hat sich diesem Konzept verschrieben und einen Strukturwandel eingeleitet. Zunächst begrenzt auf ein Pilotprojekt in Hamburg, mittlerweile auch in Köln umgesetzt, wurden die Räumlichkeiten des Konzerns einer grundlegenden Umgestaltung unterzogen, um dem neuen Arbeitskonzept gerecht zu werden.Die interne Zusammenarbeit soll eine schnelle und eigenverantwortliche Entscheidungsfindung begünstigen, innovatives Denken stärken und nah am Kunden erfolgen. Die Neukonzeption beruht dabei auf drei Säulen:

1. der Umstrukturierung des physischen Arbeitsumfeldes (bspw. durch den Verzicht auf feste persönliche Arbeitsplätze und die Schaffung spezieller, auf besondere Arbeitsanforderungen zugeschnittener Arbeitsmodule, sowie die Möglichkeit, zwei Tage in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten),
2. einer technologischen Modernisierung (Einsatz moderner Besprechungstechnik sowie Verzicht auf Papier durch den Einsatz von digitalen, mobilen Endgeräten) und
3. der Einbeziehung der Mitarbeiter in den Umstrukturierungsprozess durch begleitende Workshops, Schulungen und Feedbackmöglichkeiten.

Der Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter kommt dabei, gerade auch hinsichtlich der Organisation des Arbeitsablaufs, ein besonders hoher Stellenwert zu.

Rechtliche Aspekte des "New Way of Working"

In rechtlicher Hinsicht muss sowohl vor als auch nach der Einführung des „New Way of Working“ eine Vielzahl rechtlicher Hürden genommen werden. So kann der Arbeitgeber zwar grundsätzlich selbst darüber entscheiden, „ob“ er eine solche Umstrukturierung durchführen will, hat er dies jedoch einmal getan, müssen im Rahmen des „wie“ die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates beachtet werden, § 87 BetrVG. Die Freiheit der Umstrukturierung selbst wird, hinsichtlich der Arbeitsplatzgestaltung, durch gesetzliche Vorgaben, bspw. zur Arbeitsplatzsicherheit (Arbeitsstättenverordnung), begrenzt.

Insbesondere die Einhaltung von Vorgaben zum Datenschutz stellt bei offenen Büroflächen eine Herausforderung dar, die nur durch eine entsprechende Ausgestaltung der Arbeitsplätze gemeistert werden kann. Erforderlich werden kann hier mitunter die Ausstattung der einzelnen Arbeitsplätze mit Schall- und Sichtschutzvorrichtungen, die Einrichtung spezieller schalldichter Räumlichkeiten für vertrauliche Gespräche sowie die Sicherung der digitalen Endgeräte mit Bildschirmsperren. Die Einhaltung dieser Vorgaben muss gerade auch hinsichtlich der im Rahmen des „Work@Home“ Konzepts bestehenden Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, gewahrt bleiben. Auch hier kommt den Mitarbeitern ein hohes Maß an Eigenverantwortung zu. Sie müssen dafür Sorge tragen, dass vertrauliche Daten nicht für Dritte zugänglich sind (bspw. durch abschließbare Räumlichkeiten, Nutzung eines privaten Internet-Anschlusses, keine Entsorgung von Dokumenten im eigenen Haushalt).

Trotz der Förderung der Eigenverantwortlichkeit der Arbeitnehmer obliegt es dem Arbeitgeber, einen transparenten und verbindlichen Rahmen für die Arbeit innerhalb der neuen Flexibilität zu schaffen und so Konfliktpotential bereits im Vorfeld zu minimieren (bspw. hinsichtlich der mit dem Verzicht auf individuelle feste Arbeitsplätze einhergehenden Clean Desk Policy). Auch hier ist die Auseinandersetzung mit dem Feedback der Mitarbeiter entscheidend, um die neuen Konzepte im Denken und Handeln aller Beteiligten auf Dauer Fuß fassen zu lassen.

Der nächste versicherungsrechtliche Jour Fixe findet am 14. November 2018 im Institut für Versicherungsrecht der Universität zu Köln statt. Dann wird Prof. Dr. Manfred Wandt zum Thema „Das versicherungsrechtliche Produktfreigabeverfahren (§ 23 VAG)“ referieren.

Weitere Informationen unter: www.versicherungsrecht.jura.uni-koeln.de.

Nils Masnitza ist wissenschaftliche Hilfskraft am Institut für Versicherungsrecht, Universität zu Köln.